Me diz QUEM não está precisando melhorar a produtividade em tempos pandêmicos, não é mesmo?

A gente sabe que durante esse período complicado, talvez seja muito mais difícil manter a produtividade no trabalho.

E não estamos incentivando a super produtividade nem nada do tipo, mas a criação de um forma saudável de trabalhar e que te ajude a passar pelos dias de forma mais tranquila, pelo menos com suas obrigações profissionais.

Pensando nisso, selecionamos 4 dicas valiosas para aumentar a sua produtividade e organizar as ideias, confira:

Dicas de gestão e produtividade para melhorar seu desempenho profissional

Para começar, você já parou para pensar sobre o que é mais importante? Gerenciar as tarefas ou gerenciar o processo para atingir o objetivo final de um projeto? Nós ficamos com a segunda opção!

As tarefas obviamente são parte fundamental (todo mundo precisa de uma to do list!), mas visualizar o processo, prazos e recursos humanos disponíveis para resultar num objetivo final é o segredo.

Para aqueles que, como a gente, precisam gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, isso fica ainda mais importante, afinal, como gerenciar processos concomitantes e que utilizam dos mesmos recursos, mas cada um com seu tempo e objetivos distintos?

O primeiro ponto que achamos fundamental para um gerenciamento de projetos eficiente é a criação de um cronograma completo. Dessa forma conseguimos:

1. Mapear todas as etapas do projeto

Qual o resultado esperado com cada etapa?

Ex: Entender os desafios que preciso solucionar com meu projeto? Mapear a concorrência e tendências do mercado? Desenhar um posicionamento estratégico para minha marca?

• dividir seu projeto em várias etapas fica mais fácil mapear o caminho a ser percorrido;
• coloque checkpoints de verificação do processo no seu gerenciamento que vai evitar um retrabalho lá na frente. Assim, você revisa o resultado de cada etapa e tem mais certeza sobre o resultado final do projeto, evitando surpresas.

2. Detalhar as etapas

Com as tarefas necessárias para atingir o objetivo específico desta etapa. Coloque por ordem de execução, e tenha em mente: “qual tarefa depende da outra?”

3. Atribuir os responsáveis

Separando cada tarefa com prazo (de início e fim), e o status para facilitar o acompanhamento tanto das tarefas individuais, quanto coletivas.

Dá um belo ânimo na equipe quando a gente vai vendo cada etapa ser concluída com sucesso.

Ferramentas para fazer isso acontecer

Sempre teremos o Excel, é claro. Mas a oitava maravilha existe e o nome dela é ferramenta de gestão de projetos com recurso de cronograma.

Existem algumas no mercado, mas nossas preferidas são:

1. Resource Guru: essa ferramenta possui um calendário inteligente que permite visibilidade a toda equipe envolvida, dessa forma fica fácil de gerenciar todas as tarefas, férias e outras folgas. Uma maneira simples e rápida de atribuir pessoas a recursos online;
2. BaseCamp: esse gerenciador de projetos organiza as tarefas de acordo com os projetos atribuídos às equipes. As atividades ficam armazenadas em um grande mapa de projetos com possibilidade de classificá-los por tempo e prioridades específicas. Além disso, a plataforma disponibiliza um chat exclusivo, armazenando as conversas e informações mais importantes.

Nós também já passamos por Asana e Monday. Ambos são bem semelhantes aos exemplos que já citamos, com funcionalidades próximas eles são melhores amigos da organização, rastreamento e gerenciamento de trabalho.

E uma específica para quem trabalha com produção de conteúdo, o Airtable é uma boa pedida e a versão gratuita já contempla MUITA coisa.

Outra alternativa é a plataforma Trello, seu grande diferencial são os quadros de organização dos projetos, ele informa o que está sendo trabalhado e os responsáveis por cada tarefa, sendo possível acompanhar exatamente o desenvolvimento dos projetos. E a criação dessa dinâmica é livre, você escolhe como visualizar cada etapa.

Para diálogos profissionais, dê adeus ao WhatsApp, a melhor plataforma para isso é o Slack, lá é possível manter contato com todo o time deixando apenas diálogos profissionais e informações importantes sempre salvos para acessar quando necessário.

Por fim, e citando novamente, nosso fiel Excel. Quando o assunto é organização em planilhas e números para análises, ele é sempre a opção mais certa.

Na dúvida, teste todas as plataformas que tiver interesse, mas só o tempo e a experiência irão revelar qual plataforma combina mais com a sua dinâmica de trabalho.

Independente da ferramenta, sempre fique com o mais importante em vista: para chegar no seu objetivo, é preciso desenhar um processo para chegar até ele!

Dinâmica de trabalho na prática

É claro que absolutamente tudo seria mais fácil se não estivéssemos vivendo uma pandemia tão devastadora à toda população, principalmente no Brasil. Mesmo assim, continuamos na busca pela adaptação às incertezas que os dias — que não sabemos exatamente quantos — estão reservando para nós.

Para aqueles que estão em home office, é necessário testar as possibilidades possíveis até encontrar a dinâmica que mais funciona no seu dia a dia, de acordo com as suas demandas.

Uma coisa é fato, atualmente temos muitos recursos que facilitam, (quase) conseguindo manter uma comunicação clara e próxima da comunicação presencial, nos desenvolvimentos dos projetos profissionais e até mesmo entre nossas relações interpessoais.

É o que tem pra hoje! E todos os próximos dias. O importante é manter os hábitos de planejamento, e ter consciência de que haverá dias produtivos e dias não muito produtivos. Porém, com planejamento até mesmo os dias ruins se tornam menos danosos ao nosso mês.

E enquanto a liberdade de ir e vir não volta, nos adaptamos com os recursos que ajudam muito quando o assunto é gestão e produtividade. São as novas experiências de consumo do futuro, que é agora. Falamos sobre isso em um artigo exclusivo que você confere clicando aqui.